hoe het werkt
Organisator
Voeg leden toe aan je vereniging
De eerste stap als je nieuw bent in Presento is het aanmaken van de vereniging en het toevoegen van de leden. Het toevoegen van de leden doe je eenvoudig via een uploadformulier. Het is natuurlijk ook mogelijk om leden handmatig toe te voegen, hun gegevens te bewerken of leden te verwijderen.
De agenda opstellen
Het opstellen van de agenda is super eenvoudig in Presento. Maak gebruik van onze sjabloon agenda of pas deze naar wens aan. Hierin staan alle basis agendapunten al voor je klaar. Ook de voorstel-besluiten en de notulenteksten zijn dan al zoveel mogelijk voor je ingevuld. Uiteraard voeg je extra agendapunten gemakkelijk zelf toe.
De uitnodigingen versturen
Als alle leden zijn aangemaakt en de agenda is opgesteld dan kan je de uitnodigingen versturen aan de leden. De leden ontvangen vanuit Presento een mail met de uitnodiging en een link naar de vergaderstukken. 7 dagen voor de vergadering krijgen de leden nog een herinneringsmail, wederom met link om alvast hun stem uit te brengen. Tot slot krijgen de leden 1 uur voor aanvang van de vergadering nog een laatste herinnering.
De vergadering voorzitten
Als je de vergadering start dan krijgen de leden in Presento een pop-up om zichzelf digitaal in te tekenen op de presentielijst. Het is ook mogelijk om handmatig de aanwezigheid van leden te registreren. Bovenin het dashboard zie je hoeveel mensen aanwezig zijn. Vanaf nu doorloop je eenvoudig stap voor de stap de agendapunten. Het enige wat je nog hoeft te doen is bij agendapunten met een stemming de uitslag vast te stellen in het systeem.
De notulen uitwerken
De notulen zijn in Presento met 1 druk op de knop aan te maken. Als je gebruik maakt van stemmingen tijdens de agenda, en je hebt de notulenteksten aangemaakt, dan notuleert het systeem automatisch de stemmingsuitslag. Uiteraard kan je altijd nog extra teksten handmatig toevoegen aan de notulen. Nadat de notulen klaar zijn kun je deze eenvoudig toesturen aan de leden vanuit Presento.
hoe het werkt
Leden
Eenvoudig inloggen met de inloglink
Je hoeft om in te loggen bij Presento geen wachtwoord aan te maken. Inloggen doe je eenvoudig met de inloglink die je ontvangt bij de uitnodigings- of herinneringsmail. Of je vraagt eenvoudig een nieuwe inloglink aan. We doen dit om het inloggen makkelijk te maken. Je hoeft geen wachtwoord meer te onthouden of op te slaan. Zo zorgen we ervoor dat alleen jij snel een eenvoudig toegang hebt tot jouw Presento-account.
De agenda bekijken, stemmen en stellen van vragen
Nadat je de uitnodiging voor de vergadering ontvangen hebt kan je meteen de agenda inzien en de agendapunten met bijlages bekijken. 7 dagen voorafgaand aan de vergadering ontvang je een mail met het bericht dat je nu ook kan stemmen of vragen kan stellen bij agendapunten in de chat.
Een digitale volmacht afgeven bij afwezigheid
Of het nu komt omdat je op vakantie bent, geen opvang voor de kinderen hebt of moet werken. Het kan altijd voorkomen dat je niet aanwezig kunt zijn op de vergadering. Met Presento is dat geen punt. Je kan eenvoudig je stem uitbrengen in de 7 dagen voorafgaand aan de vergadering. Ben je niet aanwezig op de vergadering, dan registreert het systeem jouw vooraf uitgebrachte stemmen automatisch als digitale volmacht.
De stemmingsuitslag en notulen bekijken
Is een agendapunt gesloten of is de vergadering beëindigt, dan kan je eenvoudig terugzien wat jij gestemd hebt en wat de stemmingsuitslag was bij het agendapunt. Als de organisator de notulen heeft aangemaakt, dan kan je ook eenvoudig de notulen raadplegen in Presento. Zo kan je altijd en overal de agenda, stemmingsuitslagen en de notulen bekijken.
hoe het werkt
De webapp
De eenvoud van de Presento webapp
Het voordeel van een webapp is dat je via de browser toegang hebt tot Presento. Je hoeft dus geen applicatie te downloaden. Hierdoor werkt Presento op alle besturingssystemen en ben je gegarandeerd van de meest recente versie van de applicatie.
De browsers die wij ondersteunen
Bij Presento ondersteunen wij de meest recente browers van Chrome, Edge, Firefox en Safari. Om de digitale veiligheid van de leden te waarborgen ondersteunt Presento geen Internet Explorer. Microsoft is in 2016 gestopt met het updaten van Internet Explorer waardoor deze browser niet meer voldoet aan de beveiligingseisen.
PRIVACY EN BEVEILGING VAN DE APP
Bij Presento waken we over de beveiliging van de data. We doen dit door het systeem zo goed mogelijk te beveiligen en regelmatig testen we de beveiliging met pentesten om inzichtelijk te maken waar kwetsbaarheden liggen. Daarnaast registeren we zo min mogelijk gegevens . Mocht onverhoopt toch een datalek voorkomen, dan kunnen geen waardevolle gegevens buitgemaakt worden.
Een duurzame vergadering
Het spreekt tot de verbeelding dat met papierloos vergaderen bespaard wordt op papier en daarmee de impact op het milieu. Waar we minder bij stilstaan is ons dataverbruik en de energie die daarvoor nodig is. Een mail met bijlages van 10mb versturen aan 100 leden is vergelijkbaar aan de CO2 uitstoot van 150 km autorijden. Door bijlages vanuit de cloud aan te bieden en de e-mails zo klein mogelijk wordt met Presento tot 180 keer minder data verbruikt.
