Je wist waarschijnlijk al dat met Presento de mens vele voordelen geniet waaronder het besparen van veel tijd rondom het organiseren en houden van de Algemene Ledenvergadering. Maar wist je ook dat het beter is voor het milieu? We doen dit door alle stappen binnen het vergaderproces digitaal te maken. Hierdoor is geen papier meer nodig tijdens de algemene ledenvergadering. Verder zorgen we ervoor dat het dataverbruik voor iedereen zo laag mogelijk blijft.
De Algemene Ledenvergadering en papier zijn jarenlang onafscheidelijk geweest. En ja, het mag gezegd worden, papier heeft ook jarenlang goed gewerkt bij de Algemene Ledenvergaderingen. Helaas heeft het 1 groot nadeel: het wordt vaak bedrukt zonder gebruikt te worden. We herkennen het allemaal wel: je ontvangt vergaderstukken op papier of hebt ze zelf uitgeprint, maar uiteindelijk heb je ze niet gebruikt. Vervolgens belandt de hele stap bedrukt en al in de papierbak. Zonde natuurlijk!
Steeds vaker wordt er daarom bij de Algemene Ledenvergadering gebruik gemaakt van e-mail. Maar hier ontstaat een vergelijkbaar probleem als bij papier, alleen zijn we ons er minder bewust van. We ontvangen e-mails met bijlages zoals de agenda, maar we gebruiken de e-mails en bijlages niet. Het versturen van deze e-mails met bijlages kost als snel 10 mb per persoon per e-mail. Dat komt neer op een CO2 uitstoot vergelijkbare met 1,4 kilometer autorijden. En de teller van het dataverbruik blijft oplopen wanneer de e-mails niet verwijderd worden uit de mailbox.
Met Presento kan dat duurzamer! Zo ontvangen leden wel een e-mail met de uitnodiging voor de Algemene Ledenvergadering, maar zitten hier geen bijlages meer bij. Wel ontvangen de leden in deze e-mail een link naar Presento. Deze e-mails hebben een bestandgrote die 180 keer kleiner is, namelijk slechts 56 kb. Het dataverbruik ontstaat nu pas bij de leden die actief de vergaderstukken raadplegen en het stopt direct als ze klaar zijn. Het feitelijke dataverbruik blijft daarmee beperkt tot de leden die actief deelnemen en de vergadering zelf.
Naast het verwijderen van papier rondom de agenda zorgen we er ook voor dat de leden zich digitaal kunnen intekenen op de presentielijst. En uiteraard kunnen leden eenvoudig en digitaal de presentielijst ondertekenen.
Wil je meer weten over hoe je Presento gebruikt tijdens een vergadering? Lees dan dit bericht nog eens terug.
