Het organiseren van een Algemene Ledenvergadering kan in verschillende vormen. Afhankelijk van de aanleiding kan bepaald worden welke vorm van vergaderen het beste toegepast kan worden binnen de vereniging.
Er zijn drie vormen van vergaderen:
- de fysieke Algemene Ledenvergadering ;
- de digitale Algemene Ledenvergadering, en;
- de schriftelijke Algemene Ledenvergadering
De verschillen tussen deze vormen van vergaderen spreekt bij de eerste twee vormen tot de verbeelding. Hier hoeven we niet veel over uit te leggen. De fysieke vergadering is de basis van vergaderen bij elke vereniging en bij deze vorm komen de leden ook daadwerkelijk bij elkaar in dezelfde ruimte om te vergaderen. Bij de digitale vergadering kunnen de leden deelnemen aan de vergadering via een digitaal hulpmiddel. Hiervoor kan gebruik gemaakt worden van applicaties als Skype, Zoom of MS Teams. Deze vorm van vergaderen is bij veel verenigingen echter niet opgenomen in de statuten. De schriftelijke vergadering verschilt ten opzichte van de fysieke en digitale vergadering als het gaat om het ‘gelijktijdig bij elkaar komen’ en daarmee ‘het spreekrecht’ op de vergadering. Spreekrecht wordt verondersteld niet aanwezig te zijn bij de schriftelijk vergadering. Daarom is vastgelegd dat bij een schriftelijke vergadering alle leden akkoord moeten zijn het voorstel besluit. Reageert 1 van de leden niet, of stemt 1 iemand tegen, dan is de vergadering niet geldig. In dat geval moet alsnog een fysieke of digitale vergadering georganiseerd worden. De schriftelijke vergadering hoeft overigens niet met papier tot stand te komen. Digitale hulpmiddelen zoals e-mail of whatsapp zijn ook toegestaan. Zolang het dit maar goed vastgelegd kan worden.
De vorm van de vergaderen kan het beste afgestemd worden op de vereniging en de aanleiding van vergaderen. Zo heeft het doorgaans sterk de voorkeur en reguliere jaarlijkse Algemene Ledenvergadering fysiek te organiseren. Betreft het een kleine vereniging en wonen mensen ver bij elkaar vandaan dan kan de digitale vergadering een goed alternatief zijn. Moet er vanwege een incident op korte termijn een extra Buitengewone Algemene Ledenvergadering georganiseerd worden en is de vereniging beperkt in omvang? Dan kan de schriftelijk vergadering een goede optie zijn.
Wat de aanleiding ook is voor de Algemene Ledenvergadering en voor welke vorm je ook kiest, met Presento is het allemaal mogelijk.
Wil je meer weten over hoe je Presento gebruikt tijdens een vergadering? Lees dan dit bericht nog eens terug.
